Cara Memanggil Data dari Sheet Lain

 Halo teman-teman semua,  semoga pada sehat semuanya ya. Kali ini ada satu hal yang lagi saya tertarik yaitu terkait tutorial microsoft excel. Yang bikin saya tertarik itu karena ternyata excel menyediakan berbagai rumus yang bisa banget mempermudah pekerjaan kita.

Ceritanya saya mulai tertarik excel itu karena waktu itu ada temen sekantor yang punya data seabrek dan dia itu hampir 80 % input manual semua, copas juga manual, kan ribet ya dan memakan waktu, juga tinggi resiko terjadi kesalahan input. Nah sedikit demi sedikit saya coba bantu biar bisa otomatis aja pake rumus jadi pekerjaannya lebih ringan gitu guys.

Rencananya saya akan memberikan berbagai tutorial microsoft excel ya beberapa waktu ke depan, Khusus untuk artikel ini saya akan membagikan tutorial terkait mengambil/memanggil data dari sheet lain.

Maksudnya gini, misal anda punya data utama, nah anda kemudian butuh inputan lagi tapi yang biar otomatis gitu muncul menyesuaikan dengan yang data utama, itu bisa banget. Anda ga perlu tiap kolom tulis semua manual, buang waktu cuy.

Jadi saya kasih contoh gini.

Anda punya data karyawan, isinya berbagai detail misalkan nomor induk karyawan, nama lengkap, bagian, jabatannya.

Misal tiba tiba anda disuruh buat inputan dari daftar absen karyawan yang abis donor darah misal yang berisi nama peserta, bagian, jabatan. nah anda ga perlu tulis manual semuanya loh ya.

Anda cukup melakukan input NIK saja anda akan bisa mengambil/memanggil otomatis semua data yang ada di data utama sesuai dengan NIK.

Caranya yaitu Dengan Menggunakan Rumus (#Index-Match)

Rumus index-match ini banyak manfaatnya, diantaranya:

1. Memanggil data otomatis berdasarkan keyword yang kita tulis
2. Mengurangi kesalahan dalam penulisan data
3. Mempermudah pengolahan data untuk dilakukan filtering, counting, dan perhitungan
4. Menyingkat waktu input

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menggunakan rumus index-match yaitu :

1. Menyiapkan dan memahami data utama

Data utama ini adalah data yang berisi keseluruhan informasi, misal data karyawan, data siswa dll. Ini perlu dipahami isinya ada apa saja, jika sudah sesuai dan berisi data yang kita butuhkan lanjut ke step dua.

2. Menyiapkan data inputan yang akan diisi dengan data dari data utama

Kita perlu menyiapkan data inputan kita, dan usahakan dibuat menjadi tabel, hal ini untuk mempermudah otomatisasi dalam penginputan. tabel di excel punya keunggulan yaitu dapat otomatis mengcopy isi cell jika dalam satu kolom.

Contoh disini adalah inputan daftar hadir donor darah, yang kita perlukan misalnya adalah inputan berisi daftar nama, bagian dan jabatan.

3. Menggunakan Rumus Index-Match

Caranya adalah dengan menggunakan rumus seperti ini

=INDEX(Reference;MATCH(Lookup value;Lookup Array;0);1)

Penjelasan

Reference : adalah data referensi yang akan diinputkan otomatis

Lookup value : adalah data pemanggil atau keyword yang akan memanggil data jika memiliki kesamaan informasi

Lookup Array : adalah data validasi berisi list data yang berisi keyword di data utama. dari list ini akan ditentukan mana data yang bisa diambil.

Contoh di data saya isinya adalah sebagai berikut 

=INDEX(Table1[Nama];MATCH([NIK];Table1[NIK];0);1)

Penjelasan :

Reference berisi Table1[Nama] karena berisi sumber kolom yang akan diinputkan otomatisnya yaitu berada pada table1 kolom Nama. (saya hanya perlu mengeklik kolom tersebut, otomatis tertulisnya begitu)

Lookup value berisi [NIK] karena pada kolom NIK di data inputan akan menjadi patokan atau kata kunci untuk memanggil data lainnya

Lookup array berisi Table1[NIK] karena pada data utama kolom NIK adalah area untuk pencocokannya, jika pada kolom tersebut ditemukan kesamaan, maka akan dipanggil data kolom Nama pada baris yang sama.

Silakan copy dan lakukan penyesuaian terhadap data anda,hapus pada bagian berwarna untuk penyesuaian.

Maka otomatis data akan terpanggil sesuai dengan NIK

Untuk mengisi di kolom bagian, sama saja gunakan rumus index-match, tinggal di ubah di bagian referencenya saja.

Contoh di saya maka rumusnya menjadi

=INDEX(Table1[Bagian];MATCH([NIK];Table1[NIK];0);1)

 Reference menjadi Table1[Bagian] karena data yang akan ditampilkan adalah kolom bagian. Maka hasilnya menjadi seperti ini

Selanjutnya kolom jabatan jika ingin dibuat otomatis pun bisa,tinggal ganti referencenya saja.

Kalau sudah jadi anda tidak perlu repot lagi menginput semua datanya, tinggal input NIK dan taraa, semua data akan muncul.

Bagaimana jika NIK tidak ada di data utama?

Maka akan muncul error, karena tidak ditemukan di daftar NIKnya. Nah agar tidak muncul error anda bisa menggunakan rumus #IFERROR

Contoh 

Dalam kasus ini misalnya ada karyawan yang masih baru dan belum masuk pada data utama, maka akan muncul error. untuk menghilangkan peringatan error anda hanya perlu membungkus rumus tadi dengan iferror.

=IFERROR(value;"")

Jadi seperti ini 

=IFERROR(INDEX(Table1[Nama];MATCH([NIK];Table1[NIK];0);1);"")

ini agar jika error diganti saja dengan kosong, atau dituliskan dalam rumus formula yaitu dua tanda kutip.

Nah selanjutnya anda bisa mengupdate data utama anda agar nantinya muncul di inputan tersebut

Maka otomatis akan muncul

Selamat mencoba..Jika ada yang masih bingung silakan bisa tanya di kolom komentar.

Silakan boleh simpan halaman ini jika dirasa nanti akan butuh lagi sewaktu-waktu